Vous parlez de procédures ? La certification QUALIOPI n’est pas une norme ! Une seule fois le terme procédure est employé dans les critères du RNQ (Référentiel National Qualité).
Pour autant le décret du 06 juin 2019 en parle ! Il est attendu à ce que les organismes de formations aient un système d’information dont les procédures apportent les éléments de preuves.
Le terme procédure est employé dans la norme ISO 9001:2015 par exemple. Cela définit au sens juridique du terme, un ensemble de règles, de formalités qui doivent être observées. Les règles sont propres à l’activité de l’entreprise. Elles ont pour objectif de montrer la manière dont l’entreprise procède pour arriver à un résultat final.
Dans la certification QUALIOPI, il existe trois types de procédures : les procédures opérationnelles, les procédures sur la qualité et les procédures de ressources humaines.
Aujourd’hui cet article vous décrit les règles, les formalités attendues sur les procédures opérationnelles.
La gestion du dossier client
Cela semble le plus simple et le plus facile car la plupart du temps les organismes de formation ont un processus existant. Pour autant la gestion du dossier client doit être actualisé selon son organisation et formalisé par écrit :
Dans la gestion du dossier client, on y retrouve un enchainement de tâches à exécuter dans un ordre qui va permettre de faire vivre la gestion du dossier client.
Gestion du lieu de formation
Avec le COVID—19 de nombreuses formations se déroulent à distance. Pour autant certaines formations ne peuvent se dérouler qu’en présentiel. Ainsi il convient de :
- S’assurer que le formateur peut réaliser la prestation dans les meilleures conditions.
- S’assurer que le lieu répond aux exigences de recevoir du public, notamment à mobilité réduite.
- Un point aussi non négligeable que le lieu soit agréable autant pour le formateur que pour les stagiaires.
- Dernier point s’assurer que la salle réponde aux exigences techniques nécessaires.
Evaluation des acquis
L’évaluation des acquis est présente à l’entrée de la formation. L’objectif pour l’organisme de formation est de s’assurer que le stagiaire est capable de suivre la formation, qu’il a choisi le bon module.
L’évaluation peut se faire sous format de prérequis, QCM, entretien, projet rédigé …
Pensez donc à décrire vos modalités d’évaluation et les communiquer aux stagiaires.
Ainsi vous diminuerez considérablement l’abandon en cours de formation et vous augmenterez la satisfaction client 😊
N’oubliez pas aussi que l’évaluation des acquis se fait tout au long de la formation pour valider les connaissances et compétences et s’assurer qu’il y ait une progression.
Gestion des sous-traitants
La gestion des sous-traitants externes est cruciale. Ils sont la vitrine de l’organisme de formation. Il est important de bien les choisir, les qualifier et les évaluer.
Un processus de recrutement et d’évaluation doit être mis en place pour s’assurer du respect des méthodes de l’organisme de formation et de la satisfaction du client.
Il convient d’établir une traçabilité de vos ressources et de les qualifier selon leurs compétences. Cela facilite au moment du recueil des besoins du client. Vous choisirez le sous-traitant plus rapidement et efficacement.
Le sous-traitant doit être évalué pour garantir de la qualité de la prestation.
Gestion des absences
Gérer les absences pour assurer la continuer de service c’est l’objectif ! Réagir au plus vite et au mieux pour conserver un même niveau de service de satisfaction des stagiaires. Dans le cadre de la certification QUALIOPI, il est demandé de décrire les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour palier à l’absence prévue ou non d’un intervenant.
A vous de voir ce qui vous convient de mieux pour votre organisation : un planning, un fichier avec toutes les coordonnées du formateur, matrice de polyvalence pour repérer rapidement un remplaçant.
Le remplaçant s’assure d’avoir les mêmes documents pédagogiques et savoir ce qui a déjà été réalisé et le niveau de connaissances des stagiaires.
L’amélioration continue
L’amélioration continue est un ensemble d’étapes transversal qui est présent dans toute votre organisation. Nous retrouvons l’amélioration continue dans toutes les procédures !
Lors de l’accompagnement à la certification QUALIOPI, très vite vous allez vous rendre compte de l’intérêt et du besoin de l’amélioration continue.
Pour améliorer la qualité, souvent on parle de la roue de Deming : PDCA ! Plan – Do – Check – Act
C’est notre méthode de qualité, comme le défini Wikipédia, sur lequel nous nous appuyons pour répondre aux exigences de la certification QUALIOPI.
« La roue de Deming est un moyen mnémotechnique qui permet de repérer avec simplicité les étapes à suivre pour améliorer la qualité dans une organisation. » https://fr.wikipedia.org/wiki/Roue_de_Deming.
Consultez-nous pour vous simplifier la vie par une gestion continue de votre relation client et des compétences des stagiaires.